Jedna z naczelnych zasad prawa, wywodząca się jeszcze z antycznego Rzymu głosi, że nieznajomość prawa szkodzi, o czym przekonał się już niejeden twórca startupu.  Bardzo często zdarza się, że założyciele nastawieni są na jak najszybsze rozpoczęcie prac nad wdrażaniem swojej idei, myśląc, że pomysł i środki są gwarantami sukcesu. Jednak praktyka weryfikuje, że doradztwo prawne to niezbędny element układanki, jaką jest biznes. Dotyczy to nie tylko interesów prowadzonych na szeroką skalę, lecz również stawiania pierwszych kroków w „biznesowej” rzeczywistości. Niestety, wielu przedsiębiorców dochodzi do tego wniosku za późno i trafia do nas już w momencie krytycznym. Jak trwoga to do… prawnika.

Nasze doświadczenie pokazuje, że na wstępnym etapie działalności założyciel/e często nie widzą potrzeby korzystania z usług prawnych. Wolą oprzeć się na dostępnych, gotowych rozwiązaniach, takich jak chociażby możliwość rejestracji spółki w systemie teleinformatycznym czy posługiwanie się wzorami umów znalezionymi w Internecie. Nie myślą wówczas, że takie rozwiązania mają też mnóstwo słabych punktów, a gdy te zaczynają wychodzić na jaw – wtedy najczęściej przedsiębiorca „puka” do drzwi kancelarii. Rozpoczynamy więc „proces ratunkowy”, próbę uporządkowania struktury spółki. Często jest to proces długi, trudny i kosztowny – w zależności od stopnia zaawansowania problemu. Dopiero finalna kalkulacja kosztów zaoszczędzonych na etapie zakładania biznesu w zestawieniu z kosztami jego „naprawy” pokazuje, że pośpiech przy budowaniu firmy nie był dobrym doradcą. Dlaczego?

Przedsiębiorcy zdają się zapominać, że umowy zawiera się na złe czasy. Dla przykładu – treść umowy spółki ma na celu odwzorowanie głównych założeń jej funkcjonowania. Właśnie dlatego tak ważne jest umiejętne i profesjonalne skonstruowanie tego dokumentu. Przygotowując umowę, należy mieć na uwadze przede wszystkim różne niepomyślne scenariusze, które mogą wystąpić. Wzór umowy w systemie S24 jest oczywiście wzorem poprawnym, ale i całkowicie podstawowym, co oznacza, że często nie wystarczającym. Nie zawiera on mechanizmów na wypadek rozmaitych sytuacji, które mogą pojawiać się w trakcie działalności spółki ani rozwiązań dostosowanych do profilu jej działalności, a co za tym idzie – nie ochroni przedsiębiorcy przed potencjalnymi ryzykami – zwłaszcza gdy spółkę zakłada kilku wspólników. 

Spółka spółce nierówna, dlatego umowa powinna być zindywidualizowana, dostosowana do potrzeb danego przedsiębiorcy, wręcz szyta na miarę. Tylko wtedy możemy realnie zminimalizować ryzyko paraliżu działalności w razie nieprzewidzianych okoliczności. Nawet jeśli przedsiębiorca skorzysta z uniwersalnego szablonu umowy to prędzej czy później proza biznesu postawi go przed koniecznością zmiany regulacji. Koszty są zatem nieuniknione, a w tak zwanym międzyczasie może dojść do szeregu niekorzystnych zdarzeń, wymagających koła ratunkowego.

Podobnie rzecz ma się w odniesieniu do umów z kontrahentami. Każdorazowo powinny być one formułowane uważnie, precyzyjnie i przede wszystkim jednoznacznie – tak, aby uniknąć jakichkolwiek wątpliwości interpretacyjnych. Przygotowując kontrakt należy również uwzględnić charakter współpracy oraz relacji między stronami i opracować mechanizmy zabezpieczające klienta na wypadek niedotrzymania ustalonych warunków przez drugą stronę, czego nie sposób znaleźć w internetowych wzorach umów. Niebagatelne znaczenie ma także gwarancja ochrony praw własności intelektualnej klienta. Należy mieć zatem na względzie wiele aspektów i zadbać o detale, bo w przeciwnym razie – źle skonstruowana umowa może przysporzyć startupowi niemałych problemów. 

Ponadto, brak odpowiednich umów często powraca na etapie pozyskiwania inwestora, który analizuje stan (również prawny) spółki przy okazji przeprowadzania tzw. procesu due diligence. Warto więc od początku zadbać o porządek w dokumentach spółki.

Dla przykładu – jeden z klientów trafił do nas na etapie pozyskiwania finansowania, gdy inwestor uzależnił uruchomienie środków od zmiany umowy spółki. Okazało się, że umowa – zupełnie niepotrzebnie – przewidywała szczególne przywileje dla jednego z kilku wspólników większościowych, uzależniając podejmowanie jakichkolwiek działań od zgody tego wspólnika. Po naszej stronie było zatem uproszczenie umowy poprzez zastąpienie skomplikowanych mechanizmów, które w ogóle nie przystawały do sposobu funkcjonowania spółki, prostszymi rozwiązaniami, dopasowanymi do rodzaju działalności. Ponieważ jednak wprowadzane modyfikacje wymagają pewnych czasochłonnych procedur, chociaż transakcję udało się przeprowadzić, to jednak spółka otrzymała środki znacznie później niż były one jej potrzebne. Gdyby umowa od początku została odpowiednio skonstruowana, proces inwestycyjny przebiegłby znacznie sprawniej i bez zbędnych komplikacji, które miały wpływ na działalność operacyjną spółki.

Innym razem mierzyliśmy się z próbą wyjścia z impasu decyzyjnego powstałego na skutek konfliktu wspólników. Sęk w tym, że ład korporacyjny spółki ułożono w taki sposób, że wszelkie czynności wymagały jednomyślności wspólników. Oczywiście sprawa trafiła do nas w bardzo zaawansowanym stadium. Nie dość, że treść umowy spółki blokowała jakiekolwiek działania, to jeszcze wyszły na jaw zaległości podatkowe spółki i całkowity rozgardiasz w prowadzeniu dokumentacji. Nieuzasadnione wpływy, nieudokumentowane wypłaty zysków przez wspólników, obsługa „prawna” prowadzona nie przez prawników, ale przez księgowych (choćby najlepszych) przyczyniły się niestety do paraliżu działalności spółki. Po licznych perturbacjach, finalnie udało się doprowadzić do uporządkowania struktury i polubownego rozstania wspólników. Było to jednak okupione wielogodzinnymi negocjacjami, nerwami, kilkumiesięcznym wyłączeniem z biznesu i utratą wizerunku, podczas gdy w istocie dałoby się tego uniknąć na długo przed pojawieniem się konfliktu. 

Jaki z tego morał? W interesach – jak wszędzie – lepiej zapobiegać niż leczyć, dlatego wizyta u prawnika przed podjęciem ważnych decyzji biznesowych to wręcz warunek konieczny. Jesteśmy nie tylko po to, by wyciągać z tarapatów, ale przede wszystkim po to, by zmniejszyć zagrożenie, że przedsiębiorca w nie wpadnie. Dotyczy to zarówno ułożenia ładu korporacyjnego prowadzonej działalności, jak również opiniowania kontraktów, weryfikacji kontrahentów, czy też pomocy w wyborze odpowiedniej formy prowadzenia biznesu. Nieznajomość detali prawnych czy kwestii podatkowych może bowiem skutkować poważnymi i kosztownymi konsekwencjami.