Nie da się zaprzeczyć, że żyjemy w czasach globalnej cyfrowej gospodarki. Już nie tylko młodzi ludzie z pokolenia Z wychodząc na rynek pracy nie biorą pod uwagę czegoś co było normą dla starszych generacji, czyli opcji pracy 9-17 przez 5 dni w tygodniu w jednej firmie przez 10-15 lat. I nie tylko młodzi chcąc czuć się wolni. Obecna sytuacja skłania również przedsiębiorców do stworzenia nowych warunków pracy, podbicia nowych rynków? Tu pojawia się istotne pytanie z czym wiąże się praca z innego miejsca na świecie niż siedziba pracodawcy. Chodzi oczywiście o skutki podatkowe jakie ma delegowanie pracowników za granicę. 

Przy dynamicznej ekspansji polskich firm, ale też otwartości na współpracę zdalną warto abyś zastanowił się z czym się wiąże delegowanie pracowników za granicę lub dawanie im swobody zdalnej pracy „nieważne skąd”. W tym artykule poruszymy kwestię co się dzieje, gdy w ramach ekspansji zagranicznej, a w szczególności świadczenia usług w innym kraju, dochodzi do czasowego relokowana pracowników. Co i jak powinieneś sprawdzić w zakresie opodatkowania oraz ZUS od wynagrodzenia Twojego zespołu? Jako że większość pracowników za bardzo się nad tym nie zastanawia, przerzucając ciężar poboru podatków i składek na pracodawcę – płatnika. A ciężar i odpowiedzialność płatników potrafią być duże i niestety wymagają współpracy ze strony pracownika. Gdyż bez tak podstawowych informacji jak miejsce zamieszkania, PESEL czy wiedza o innych stosunkach pracy nie ma możliwości prawidłowego obliczenia i pobrania należności publiczno-prawnych i unikania zagrożenia podwójnego opodatkowania.

Praca delegowanego pracownika – gdzie ją opodatkować?

Zawsze, gdy rozważasz gdzie opodatkować dochód weź pod uwagę dwa aspekty:

W przypadku dochodów ze stosunku pracy miejscem źródła dochodów jest miejsce świadczenia pracy tzn., gdzie przebywa osoba wykonująca pracę. Tutaj ważne jest ocenić kto jest płatnikiem podatku oraz gdzie podatek należy zapłacić (w kraju pracodawcy czy pracownika).

W najprostszym modelu, kraj świadczenia pracy, rezydencji pracownika i siedziby pracodawcy są ze sobą zbieżne. Sprawa się komplikuje gdy zatrudniasz obcokrajowca albo Polak wyjeżdża czasowo do pracy zagranicą. W takim przypadku dochodzi do sytuacji, że kraj źródła dochodu jest inny niż kraj rezydencji podatnika. Mamy kolizję jurysdykcji podatkowych, a każdy kraj chce dla siebie uszczknąć coś z tego podatkowego tortu. W celu uniknięcia podwójnego opodatkowania należy sięgnąć nie tylko do prawa krajowego, ale również do zapisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Praca zdalna a podwójne opodatkowanie i delegowanie pracowników za granicę – Uwaga

Dobrze przygotować się należy do sytuacji, gdy praca świadczona jest w innym miejscu niż kraj siedziby pracodawcy.Kiedy się z tym spotkamy?

Opcji jest wiele, np.:

  • Polak pracujący w Polsce dla zagranicznej firmy.
  • Hiszpan pracujący dla polskiej firmy w Hiszpanii.
  • Czy wreszcie polski pracownik wysłany przez polskiego pracodawcę do montażu maszyny u klienta w Szwajcarii, czy na realizację projektu do Niemiec.
  • Zdarzają się również przypadki, że polski pracownik zostaje oddelegowany do pracy w zagranicznym oddziale np.: w Hiszpanii, aby potem wysłać go na montaż do Francji. 

We wszystkich tych przypadkach kraj wykonywania pracy jest różny od miejsca siedziby pracodawcy. A w większości systemów obowiązki płatnika, w przypadku wynagrodzeń ze stosunku pracy (z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne) ciążą na pracodawcy. Pomijając w tym momencie kwestię zakładu zagranicznego (którą zawsze w przypadku takich transgranicznych działań należy zweryfikować), jako płatnik możesz być zobowiązany do rejestracji i wykonywania swoich płatniczych obowiązków w kraju świadczenia pracy. Niekiedy (tak np. jest w Polsce) funkcję płatnika (zarówno składek jak i podatków) na podstawie umowy może przejąć pracownik.

Mimo wszystko najtrudniejszą sytuacją wydaje się ta, gdy pracownik i pracodawca mają rezydencję w jednym kraju, a praca wykonywana jest gdzie indziej. Kierując się zasadą opodatkowywania pracy w miejscu jej wykonywania, czyli w kraju źródła mogłoby dojść do sytuacji, gdy pracodawca delegujący pracowników do montażu parku maszynowego u klienta w Szwajcarii zmuszony będzie zarejestrować się jako płatnik i odprowadzić np. za 1 miesiąc podatki na terytorium Szwajcarii. 

Reguła 183 dni – ratunek w Umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO)

Na wypadek takich sytuacji w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania opartych na Modelowej Konwencji OECD przewidziano przepisy umożliwiające pozostanie przy opodatkowaniu dochodów z pracy jedynie w kraju rezydencji pracownika.

Jest to jednak możliwe tylko gdy spełnione są łącznie trzy warunki przewidziane w tym przepisie:

  1. pracownik przebywa w drugim państwie przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni. To w jakim okresie powinno być liczone to 183 dni wynika z zapisów konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
  2. wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie. 
  3. wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim państwie.

Tak więc jako polski pracodawca dalej masz obowiązek pobierania zaliczek na podatek w Polsce, według polskich zasad opodatkowania. 

Rozwiązanie to bardzo upraszcza sprawę w takich właśnie sytuacjach jak podany przykład montażu parku maszynowego. Jeżeli jednak mówimy o projektach lub sytuacji, gdy nie ma pewności co do długości oddelegowania (jest on bliski 6 msc) należy zachować dużą ostrożność. Ze względu na to, że przesłanki powinny być spełnione łącznie wystarczy odstępstwo w jednej z nich, aby nie móc zastosować opodatkowania jedynie w kraju rezydencji pracownika. 

A obszarów ryzyk jest kilka:

  • może zostać przekroczony okres 183 dni pobytu,
  • działalność Twojego pracownika na danym obszarze może spowodować ustanowienia zakładu Twojego przedsiębiorstwa w innym kraju. 
  • może się zdarzyć, że kraj świadczenia pracy uzna, że warunki nie były spełnione w przeszłości. Przez co może zażądać rejestracji płatnika i wypełnienia obowiązków wstecznie. Co rodzi bardzo praktyczne problemy z pobraniem i odprowadzeniem takich zaliczek za granicą. Jak również prawidłowym wykazaniem zaliczek pobranych dotychczas w Polsce.

Delegowanie pracowników za granicę, a co z ZUS?

System zabezpieczenia społecznego działa odmiennie w różnych krajach. Różne są podstawy obliczania składek, ich wysokość, a także zakres i wysokość świadczeń przysługujących ubezpieczonym. Aby nie stało się to hamulcem dla swobody przepływu osób w Unii Europejskiej wprowadzono rozporządzenie ws. koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego[i]. W ramach niego ustalane jest m.in. któremu systemowi zabezpieczenia powinna podlegać osoba w przypadku zbiegu ku temu tytułów. A więc m.in. w sytuacji wykonywania pracy w kilku krajach. Zasadą jest bowiem podleganie pod jeden system zabezpieczenia społecznego.

Zgodnie więc z zasadą ogólną wyrażoną w rozporządzeniu osoba podlega „ozusowaniu” w kraju, w którym świadczy pracę. Poważnie więc komplikowałoby to sytuację w przypadku pracowników, którzy są oddelegowani przez pracodawcę do pracy w innym kraju. Wiązałoby się to z koniecznością każdorazowego rejestrowania pracodawcy jako płatnika i odprowadzaniem składek w kraju świadczenia pracy (a więc często w nieznanym sobie systemie prawnym). Również komplikowałoby korzystanie przez pracownika ze świadczeń z ubezpieczeń. Przeciwdziałając temu problemowi w art. 12 rozporządzenia mamy wyjątek od tej zasady. Dotyczy on właśnie delegowanych pracowników i pozwala im pozostać „pod władzą” ustawodawstwa kraju pracodawcy jeżeli okres delegowania nie przekracza 24 miesięcy i osoba nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę

Analogiczne zasady dotyczą osób prowadzących działalność gospodarczą we własnym imieniu. Oni również mogą skorzystać z dobrodziejstwa tego rozwiązania. Ułatwia to więc znacznie sytuację. Jednakże wciąż trzeba pamiętać o niuansach wynikających z tych przepisów. A więc rozważeniu, kiedy dochodzi do oddelegowania za inną osobę czy czym jest działalność wykonywana normalnie w danym kraju.

Regulacje, o których tu wspomnieliśmy wynikają z Rozporządzenia unijnego, a więc dotyczą krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. Jeśli zaś chodzi o inne kraje każdorazowo weryfikuj:

  • Czy istnieją dwustronne umowy w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
  • Gdzie powinny być oskładkowane wynagrodzenia z pracy.

Dwa słowa o prawie pracy, w kontekście delegowania pracowników

Nie sposób nie wspomnieć o Dyrektywnie unijnej dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług[ii]. Jej celem jest ujednolicenie praw i obowiązków zarówno pracodawców jak i pracowników. Tak aby zachowane były prawa pracowników przemieszczających się w ramach Unii Europejskiej. A jednocześnie by ta swoboda przepływu nie wpływała negatywnie na konkurencję. Oddelegowując więc pracownika do innego kraju należy się zapoznać z tamtejszymi warunkami prawa pracy i zasadami wynikającymi z implementacji dyrektywy.

Podsumowując

Rozszerzanie działalności poza granice Polski to złożony proces. Wymaga planowania biznesowego, podatkowego, marketingowego. Dodatkowo, gdy w grę wchodzą pracownicy. A szczególnie gdy jesteś tak ugodowy i twój zespół może pracować zdalnie z innego miejsca na świecie. To pamiętaj, bo pojawiają się nowe tematy dotyczące ich rezydencji podatkowej, prawa pracy i obowiązków płatniczych firmy, a czasem nawet zakładu Twojego przedsiębiorstwa, a to wprost wpływa na Twoje podatki. W pewnym momencie mogą cię zaskoczyć różne obowiązki. A przecież twoim celem był płynny rozwój i działalność biznesu a nie rozwiązywanie i prostowanie spraw formalnych. Zalecamy, aby zawsze gdy dochodzi do współpracy międzynarodowej, delegacji pracowników czy pracy z pracownikiem długo przebywającym w innym kraju, sięgnąć do konsultacji z ekspertami


[i] Rozporządzenie 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego Dz.U.UE.L.2004.166.1 z dnia 2004.04.30

[ii] Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług Dz.U.UE.L.1997.18.1 z dnia 1997.01.21