Od maja 2023 r. powstała długo wyczekiwana możliwość zakładania Polskich Fundacji Rodzinnych. Potrzebę wprowadzenia do rodzimego porządku prawnego nowego rodzaju podmiotu od lat zgłaszało środowisko przedsiębiorców, a ostatecznym potwierdzeniem faktycznego zapotrzebowania na ten instrument planowania sukcesji są powstające „jak grzyby po deszczu” fundacje rodzinne.

W dzisiejszym wpisie nie będziemy jednak przyglądać się potencjałowi fundacji rodzinnej, czy korzyściom podatkowym, jakie ze sobą niesie, ale jednemu z praktycznych aspektów funkcjonowania fundacji rodzinnej, a mianowicie audytowi fundacji rodzinnej.

Czym jest audyt fundacji rodzinnej?

Audyt fundacji rodzinnej polega na badaniu:

  • prawidłowości zarządzania aktywami danej fundacji rodzinnej,
  • poprawności zaciągania i spełniania zobowiązań,
  • prawidłowości spełniania zobowiązań publicznoprawnych,
  • prowadzenia przez fundację rodzinną działalności zgodnie z prawem, celem oraz dokumentami fundacji rodzinnej.

Już na pierwszy rzut oka można zauważyć, że audyt fundacji rodzinnej obejmuje szerszy zakres niż dobrze znane przedsiębiorcom badanie sprawozdania finansowego spółek, które skupia się na kwestiach rachunkowych.

Celem audytu fundacji rodzinnej jest nie tylko badanie poprawności prowadzonej przez fundację rodzinną księgowości, ale także weryfikacja zarządzania fundacją rodzinną zgodnie z jej celem, którym, przypomnijmy, jest gromadzenie mienia i zarządzanie nim w interesie beneficjentów oraz spełnianie świadczeń na rzecz beneficjentów.

Rola audytu w polskich fundacjach rodzinnych

Zarówno proces założenia fundacji rodzinnej, jak i zarządzanie fundacją rodzinną, są kluczowymi działaniami, które kształtują jej dalsze funkcjonowanie. Podczas gdy założenie fundacji rodzinnej wiąże się z szeregiem procedur, począwszy od wpisu do rejestru fundacji rodzinnych, poprzez ustanowienie organów fundacji rodzinnej, aż po ustalenie celów w statucie fundacji, to w procesie zarządzania fundacją, bardzo istotnym elementem jest audyt fundacji rodzinnej. Audyt nie tylko pozwala na kontrolowanie zgodności działań fundacji z obowiązującymi przepisami prawa, ale także stanowi fundament dla efektywnego zarządzania. Poprzez audyt członkowie rodziny zyskują pewność, że ich fundacja rodzinna funkcjonuje zgodnie ze swoimi celami i założeniami.

Jakie dziedziny obejmuje audyt fundacji rodzinnej?

Obszary funkcjonowania fundacji rodzinnej podlegające badaniu przez specjalistów determinuje wspomniany wcześniej cel audytu. Będzie to zatem nie tylko rachunkowość fundacji rodzinnej, ale także poprawność i terminowość uiszczania podatków oraz prowadzenie działalności przez fundację rodzinną zgodnie z prawem.

Nad tym ostatnim obszarem należy się szczególnie pochylić, ponieważ prowadzenie działalności przez fundację rodzinną zgodnie z prawem zabezpiecza interesy jej beneficjentów. Ochrona tychże interesów obejmuje także kontrolę nad zarządzaniem majątkiem fundacji rodzinnej, a nie tylko ukształtowanie sprawnej sukcesji, która nie kończy się przecież na założeniu fundacji rodzinnej.

To jest właśnie miejsce dla naprawdę doświadczonego w kwestii zarządzania majątkiem doradcy lub zespołu, z którym beneficjenci mogą skonsultować, czy podejmowane (czasem nawet przez nich samych) decyzje służą im w kontekście długoterminowych interesów fundacji rodzinnej i członków rodziny.

Kto przeprowadza audyt fundacji rodzinnej?

Wyboru osób dokonujących audytu dokonuje Zgromadzenie Beneficjentów, co jest naturalną konsekwencją celu audytu fundacji rodzinnej – ochrony interesów jej beneficjentów.

Zgromadzenie Beneficjentów może skorzystać z usług firm audytorskich lub samodzielnie dobrać zespół ekspertów (co jest rekomendowanym rozwiązaniem). W skład zespołu audytorów wchodzą:

  • biegły rewident,
  • doradca podatkowy,
  • adwokat lub radca prawny.

Poza posiadaniem szczególnych uprawnień zawodowych, specjalista dokonujący audytu ma obowiązek zagwarantować całkowitą bezstronność i rzetelność w czasie badania stanu fundacji rodzinnej, co przejawia się w dodatkowych warunkach, jakie musi spełnić osoba przeprowadzająca audyt, tj. w okresie objętym badaniem i w jego trakcie:

  • jest niezależna od fundacji rodzinnej,
  • nie brała i nie bierze udziału w procesie podejmowania decyzji przez fundację rodzinną,
  • nie świadczyła i nie świadczy czynności rewizji finansowej lub doradztwa na rzecz fundacji rodzinnej – co oznacza, że w niektórych przypadkach nie powinna to być kancelaria, która zakładała fundację rodzinną.

Jakie uprawnienia mają audytorzy fundacji rodzinnej?

Ustawa o fundacji rodzinnej nadaje firmie audytorskiej oraz członkom zespołu audytowego określone uprawnienia, aby mogli skutecznie wykonywać swoje zadania. Zgodnie z treścią art. 80 tej ustawy, audytorzy mają prawo żądania od zarządu dokumentów fundacji rodzinnej, w tym aktualnej listy beneficjentów.

Jak wybrać osoby dokonujące audytu fundacji rodzinnej?

Można dojść do wniosku, że pomimo szlachetnego celu, tj. ochrony interesów beneficjentów fundacji rodzinnej, ustawodawca nie do końca przewidział skutki wprowadzonej regulacji, bowiem obszar, jaki obejmuje audyt fundacji rodzinnej jest dokładnie taki sam dla firmy audytorskiej, jak i dla zespołu ekspertów wybranego przez Zgromadzenie Beneficjentów. Warto zatem korzystać z doradców, którzy towarzyszą procesom sukcesji od lat i mogą wesprzeć swoim doświadczeniem fundację rodzinną. Stąd wniosek, że będzie to raczej adwokat/ radca prawny, a nie firma audytorska. Paradoksalnie – prawnik zajmujący się sporami rodzinnymi może mieć tutaj więcej do powiedzenia niż biegły rewident, który na co dzień obsługuje wyłącznie korporacje i spółki giełdowe.

W przypadku wyboru zespołu doświadczonych specjalistów, Zgromadzenie Beneficjentów ma pewność, że otrzyma analizę przygotowaną przez ekspertów w swoich dziedzinach, tj.:

  • biegły rewident dokona weryfikacji księgowości fundacji rodzinnej z perspektywy stricte prawidłowości finansowej;
  • doradca podatkowy sprawdzi czy fundacja rodzinna prawidłowo reguluje zobowiązania publicznoprawne (jako płatnik CIT, w niektórych przypadkach płatnik VAT, składek na ubezpieczenie społeczne oraz PIT – jeśli został naliczony);
  • adwokat/ radca prawny zbada działalność fundacji rodzinnej pod kątem zgodności z prawem, w tym ze statutem.

Dokonując wyboru osób przeprowadzających audyt fundacji rodzinnej, dobrą praktyką jest dobranie zespołu audytorów, który nie tylko jest wyposażony w powyższe kompetencje, ale spotkał się już z pełnym wachlarzem sytuacji rodzinnych, a szczególnie wskazani będą profesjonaliści, którzy towarzyszyli już procesom sukcesji.

Dopiero kompleksowa weryfikacja funkcjonowania fundacji rodzinnej pozwoli odpowiedzieć na pytanie czy zarząd i rada nadzorcza fundacji rodzinnej (jeśli została ustanowiona) działają w interesie jej beneficjentów.

Jak często przeprowadza się audyt fundacji rodzinnej?

Audyt w każdej fundacji rodzinnej przeprowadza się co najmniej raz na cztery lata, przy czym statut fundacji rodzinnej może zawierać postanowienia o obowiązku częstszego przeprowadzania audytu.

Niektóre fundacje rodzinne będą zobowiązane do corocznego przeprowadzania audytu fundacji rodzinnej. Stanie się tak, gdy w uprzednim roku obrotowym spełnią co najmniej dwa z poniższych warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość co najmniej 2 500 000 euro,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość co najmniej 5 000 000 euro.

Powyższe warunki są tożsame z kryteriami skutkującymi koniecznością badania sprawozdania finansowego przez inne podmioty, np. spółki z o.o. W praktyce, pierwszy z powyższych warunków zostanie spełniony w nielicznych przypadkach, jednak o spełnienie kryterium wartości majątku lub przychodów jest już znacznie łatwiej.

Należy podkreślić, że o ile w przypadku spełnienia przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością co najmniej dwóch przesłanek, konsekwencją będzie konieczność badania sprawozdania finansowego, w przypadku fundacji rodzinnej skutkiem jest nie tylko obowiązek badania sprawozdania finansowego, ale także przeprowadzenia całościowego audytu. Oznacza to, że fundacja rodzinna spełniająca powyższe przesłanki: (1) przeprowadza badanie sprawozdania finansowego oraz (2) dokonuje pełnego audytu również w obszarze całej księgowości, poprawności rozliczeń z fiskusem i działalności prowadzonej zgodnie z prawem. Należy pamiętać, że dokonanie audytu fundacji rodzinnej nie zwalnia z obowiązku osobnego przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego!

Całościowy audyt fundacji rodzinnej przeprowadza się przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, a więc w zbliżonym terminie co badanie sprawozdania finansowego.

Powyższe oznacza, że spośród 398 zarejestrowanych w 2023 r. fundacji rodzinnych, te, których rok obrotowy skończył się wraz z końcem 2023 r., a ponadto „wpadają” w obowiązek badania sprawozdania finansowego, będą dokonywać audytu już w 2024 r.

Czy warto przeprowadzać audyt częściej niż nakazują przepisy?

Wprowadzenie większej kontroli nad działalnością organów fundacji rodzinnej może mieć szczególne znaczenie dla fundacji rodzinnej zarządzanej przez osoby „zewnętrzne”, czyli np. w sytuacji powołania do zarządu profesjonalistów niepowiązanych z fundatorem lub fundacją rodzinną. W naszej ocenie, w interesie beneficjentów jest powołanie doświadczonego zespołu ekspertów również wówczas, gdy zarządzaniem fundacją zajmują się wyłonione spośród członków rodziny osoby, a beneficjenci mają wątpliwości, czy taka decyzja jest słuszna.

Czasem zewnętrzna opinia może być głosem rozsądku dla fundatora, który dzięki przyznanym mu w statucie uprawnieniom nadal sprawuje kontrolę nad fundacją rodzinną. W skutek przekonującego głosu zewnętrznego eksperta (audytora) może zapaść wyczekiwana przez nowe pokolenie decyzja o poszerzeniu kręgu osób, które sprawują najważniejsze funkcje zarządcze nad majątkiem rodzinnym (w fundacji rodzinnej).

Raport z audytu i jego skutki

Firma audytorska lub zespół ekspertów (biegły rewident, doradca podatkowy i adwokat/radca prawny) sporządzają raport z przeprowadzonego audytu.

Treść raportu nie została uregulowana przepisami, zatem można spodziewać się, że praktyką osób dokonujących weryfikacji stanu fundacji rodzinnej będzie wzorowanie się na dotychczasowym dorobku analiz przedsiębiorstw.

Poza elementami dość oczywistymi, takimi jak wskazanie podmiotu, którego audyt dotyczy i okresu, za jaki przeprowadzono badanie, eksperci wskażą zakres badania i własną ocenę działalności fundacji rodzinnej. Z tego właśnie powodu warto, by beneficjenci skorzystali z okazji do zweryfikowania działalności zarządu i przygotowali listę pytań do audytorów, na której powinny znaleźć się istotne dla beneficjentów zagadnienia, uwzględniające ewentualne wątpliwości lub wskazali na cele danej fundacji rodzinnej, które ich zdaniem mogły zostać niedostatecznie zaopiekowane przez zarząd.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, konieczne będzie ich wskazanie przez specjalistów, wraz z określeniem wytycznych, których zastosowanie umożliwi prowadzenie działalności fundacji rodzinnej zgodnie z jej celem i przepisami prawa.

Raport z audytu przedstawiany jest zarządowi fundacji rodzinnej, który ma obowiązek przekazać go radzie nadzorczej, a jeśli jej nie ustanowiono – zgromadzeniu beneficjentów.

Pamiętać jednak należy, że beneficjenci fundacji rodzinnej mają prawo uzyskiwania informacji o działalności fundacji rodzinnej, w tym do wglądu do jej dokumentów i sporządzania z nich kopii. Zarząd może odmówić beneficjentowi wglądu do dokumentów wyłącznie w przypadku istnienia uzasadnionej obawy, że prawo to zostanie wykorzystane przez beneficjenta w celach sprzecznych z interesem i celem fundacji rodzinnej.

Dzięki raportowi z audytu, rada nadzorcza lub zgromadzenie beneficjentów otrzymują kompleksową analizę działania zarządu fundacji rodzinnej – organu o najszerszych kompetencjach wykonawczych. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku wykrycia przez ekspertów rażących nieprawidłowości lub niegospodarności, zarząd zostanie odwołany w najkrótszym możliwym terminie.

Audyt w fundacji rodzinnej zarządzanej przez beneficjentów

Odpowiadając na pytanie, które nasuwa się po lekturze wpisu o audycie fundacji rodzinnej, a mianowicie czy obowiązek przeprowadzania audytów fundacji rodzinnej stanowi ochronę beneficjentów, czy jednak zbędną formalność, należy odwołać się do poszczególnych sytuacji.

Nie ulega wątpliwości, że w przypadku fundacji rodzinnej, w zarządzie której zasiada fundator/ fundatorzy wraz z dorosłym dzieckiem, którzy jednocześnie są jej beneficjentami, interes fundacji rodzinnej najczęściej jest tożsamy z interesem beneficjentów i zarządu. Niestety nie można wykluczyć wystąpienia sytuacji, w której pomimo istnienia więzi krwi pomiędzy członkami zarządu fundacji rodzinnej a jej beneficjentami pojawia się działanie zarządu na szkodę fundacji i jej beneficjentów.

Audyty dokonywane przez zespół ekspertów będą natomiast potrzebne, gdy z czasem rodzina ulegnie powiększeniu. Nie do uniknięcia jest powstanie odmiennych koncepcji na zarządzanie majątkiem rodzinnym, a także większe lub mniejsze skłonności do ryzyka, przejawiane przez poszczególnych członków rodziny, a co za tym idzie podejmowanie decyzji niekoniecznie na korzyść całej rodziny, co może stanowić podstawę do przeprowadzenia kompleksowego audytu.

Przeprowadzenie całościowego badania stanu majątku oraz procesów decyzyjnych w fundacji rodzinnej raz na cztery lata także ma swoje uzasadnienie, co znalazło odzwierciedlenie w przepisach prawa. Rodzice wraz z dorosłymi dziećmi, którzy są specjalistami w swoich dziedzinach, nie zawsze mogą pochwalić się odpowiednim doświadczeniem w zakresie zarządzania. Dlatego mogą po prostu potrzebować profesjonalnego wsparcia (nie tylko podatkowego i prawnego) w kierowaniu fundacją rodzinną, a audyt stanowi idealną okazję do wyłapania nieintencjonalnie powstałych nieprawidłowości. Zaangażowanie ekspertów doświadczonych w procesach sukcesji, pozwoli rodzinie na skorzystanie z dodatkowych podpowiedzi i sprawdzonych rozwiązań na rynku w zakresie możliwych rozwiązań kształtowania relacji oraz procesów sukcesji w odniesieniu do majątku rodzinnego.

Audyt w zewnętrznie zarządzanej fundacji rodzinnej

Powierzenie środków fundacji rodzinnej pod zarządzanie profesjonalnej instytucji finansowej może stanowić powód, aby wyniki działań banku inwestycyjnego były weryfikowane przez profesjonalistów.

Tym bardziej w przypadku oddania fundacji rodzinnej w zarząd zewnętrznym profesjonalistom, zwłaszcza gdy mienie wniesione do fundacji rodzinnej ma znaczną wartość, regularne poddawanie danej fundacji rodzinnej audytowi jest koniecznością, zatem wręcz zalecane będzie zastrzeżenie w statucie obowiązku corocznego sporządzania audytu. Do takiej sytuacji dojdzie również, gdy aktywa płynne zarządzane są przez niezależnych doradców inwestycyjnych, czy nawet external asset managers w Szwajcarii, Luksemburgu etc.

Podsumowanie

Niezależnie od szczególnych uwarunkowań związanych z konstrukcją organów poszczególnych fundacji rodzinnych, audyt dokonany przez zespół niezależnych ekspertów w swoich dziedzinach jest narzędziem, którego nie powinni lekceważyć beneficjenci fundacji rodzinnej. Umożliwia on nie tylko efektywną kontrolę nad działaniami fundacji rodzinnej, ale także gwarantuje, że interes beneficjentów w pomnażaniu majątku fundacji rodzinnej jest odpowiednio zabezpieczony.

Tylko dzięki kompleksowemu badaniu działalności fundacji rodzinnej, jej beneficjenci będą mieć większy komfort, że dorobek życia fundatora nie jest zagrożony niegospodarnością ze strony jej organów lub podmiotów zewnętrznych zarządzających majątkiem fundacji.