Zakładając spółkę za granicami Polski należy uważać, aby spółka nie podlegała podwójnemu opodatkowaniu – tj. nie posiadała podwójnej rezydencji podatkowej. Przedsiębiorcy zaangażowani w rozwój biznesu nie zwracają często uwagi na kwestię miejsca, z którego spółka jest zarządzana. W niniejszym materiale przedstawiamy bardzo praktyczne aspekty na co należy zwrócić uwagę, aby nie płacić podatku w dwóch krajach. 

Rejestracja spółki za granicą – tutaj zaczyna się przygoda

Aby zarejestrować spółkę za granicą nie trzeba wyjeżdżać z Polski. Korzystając z fachowej obsługi w docelowej destynacji wszystkie formalności można dokonać z domu. Pierwsze formalności to najczęściej rozbudowania procedura KYC (tj. know your client), która obejmuje weryfikację paszportu, miejsca zamieszkania, PEP etc.). Kolejne kroki to opisanie celu działalności spółki, wskazanie jej zarządu i udziałowców. W krajach common law tyle wystarczy. Np.: w Wielkiej Brytanii spółka będzie już gotowa następnego dnia. Na Cyprze lub na Malcie potrzebujemy na to kilka dni. W tych krajach można również skorzystać ze spółki gotowej. 

Nieco inaczej wygląda sprawa w krajach takich jak np.: Niemcy, Szwajcaria czy Luksemburg. System prawny tych krajów jest analogiczny jak w Polsce, a więc spółkę zakłada się u notariusza, a dopiero potem rejestruje w rejestrze handlowym. Na kontynencie raczej nie praktykuje się zasady spółki gotowej, chociaż w Polsce jeszcze nie dawno było to stosowne. Ale np.: w Szwajcarii obowiązuje zakaz sprzedaży spółek gotowych (z tzw. półki). Jednak i tutaj posiłkując się pełnomocnictwem sporządzonym w Polsce całą procedurę można przeprowadzić zdalnie. Wystarczy wsparcie lokalnego prawnika. Nie należy zapomnieć o opłaceniu kapitału spółki. Bez zaświadczenia o opłaceniu kapitału przez założyciela spółki szwajcarskiej, notariusz nie przystąpi do przygotowania aktu założycielskiego. Taki kapitał opłaca się na tymczasowy rachunek bankowy i dopiero w kolejnym kroku (z odpowiednim zaświadczeniem) zawiązuje spółkę u notariusza. Na końcu następuje jej rejestracja w rejestrze handlowym, co zajmuje najczęściej około 2 tygodni.

Kiedy przedsiębiorca musi zaangażować się osobiście?

Po założeniu spółki należy przystąpić do otwarcia rachunku bankowego, co w dzisiejszych czasach jest dość skomplikowanym procesem i zajmuje czasem więcej niż założenie samej spółki. Warto mieć tutaj albo dobre relacje z lokalnym bankiem, albo dużo cierpliwości. Na tym etapie już osobiste zaangażowanie klienta jest wymagane, gdyż bank może wymagać rozmowy telefonicznej z klientem lub nawet spotkania. Chociaż są banki, które wysyłają swoich pracowników do siedziby klienta (w Polsce) – tyle że nie są to banki, z których chciałby korzystać startup stawiający pierwsze kroki w ekspansji, są na to za drogie.

Wiele krajów stosuje podwyższone warunki KYC przed podjęciem decyzji o możliwości otwarcia rachunku bankowego. Takie zasady obowiązują np.: w UK lub w Holandii. Dobrze jest zatem sprawdzić możliwości faktycznego otwarcia rachunku przed przystąpieniem do zakładania spółki. 

Rzeczywista działalność – antidotum na ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej

Definitywne zaangażowanie założycieli spółki jest wymagane z chwilą organizacji działalności. Co prawda przyszły czasy pracy zdalnej i wiele można zdziałać dziś on line. Niestety przepisy podatkowe nie nadążają za zmianami gospodarki, również kontrahenci weryfikują, czy spółka posiada w kraju rejestracji biuro i prowadzi tam rzeczywistą działalność. Np.: posiadanie biura i pracowników jest wskazane lub wymagane przez lokalnych kontrahentów w USA, we Francji, Niemczech czy we Włoszech, którzy oczekują pełnowymiarowego biura oraz lokalnego zespołu przed podjęciem współpracy. 

Pierwsze kroki działalności za granicami kraju, jak wygląda praktyka

Większość przedsiębiorców rozeznając możliwości prowadzenia działalności poza granicami kraju stara się, tak długo jak długo jest to możliwe, minimalizować koszty. Tak więc potencjalny przedsiębiorca będzie unikał ponoszenia kosztów prowadzenia działalności w kraju rejestracji spółki do momentu, aż nie będzie przekonany, że taki kierunek działań ma sens. Czasem jednak taka praktyka przedłuża się, że względu na potencjalne oszczędności, a czasem wygodę, gdy wszystkie czynności zarządcze i decyzyjne podejmowane są w Polsce. No i tutaj właśnie zaczynają się schody…. 

Siedziba spółki, a miejsce wykonywania zarządu – schody!?

O rejestracji spółki napisaliśmy wyżej. Jest to czynność techniczna związana z tym, gdzie spółka powstała, jest wpisana do rejestru. Czym innym jest jej siedziba (chociaż co do zasady spółka posiada siedzibę w kraju, w którym została zarejestrowana), a czym innym jest miejsce wykonywania zarządu i ono jest tutaj decydujące. 

Miejsce zarządu oznacza kraj lub miasto, w którym wykonywane są czynności zarządzania spółką i to są właśnie te schody… Ma ono szczególne znaczenie z perspektywy podatkowej, gdyż determinuje państwo, w którym należy opodatkować spółkę od całości jej dochodów. Inaczej mówiąc wskazuje, w którym państwie spółka posiada rezydencję podatkową. Co prawda podstawowe zasady w wielu państwach wskazują na miejsce rezydencji (biura) spółki, jako lokalizację rezydencji podatkowej. Niemniej, z perspektywy podatkowej stosowane jest również inne kryterium, tj.: z którego państwa wykonywany jest efektywnie zarząd nad tą spółką. Takie podejście stosuje również polski system podatkowy.

Co to oznacza?

Oznacza to, że z polskiej perspektywy, aby spółka nie podlegała opodatkowaniu, nie wystarczy zarejestrować ją za granicą. Jeżeli zagraniczna spółka będzie zarządzana efektywnie z Polski, to mimo zagranicznej rejestracji, będzie opodatkowana również podatkiem dochodowym dla osób prawnych (CIT) w Polsce. Spółka ta miałaby wówczas podwójną rezydencję podatkową i to są właśnie te schody. 

Jakie działania praktyczne wywołują ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej?

Przypadek 1 ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej – kluczowe decyzje 

W praktyce oznacza to, że nie można w Polsce podejmować np.: decyzji operacyjnych czy strategicznych dotyczących funkcjonowania spółki. Gdyż jeśli wykonują je polscy członkowie zarządu zagranicznej spółki, którzy na stałe przebywają w Polsce, to polskie urzędy skarbowe mogą uznać spółkę zarządzaną w ten sposób z Polski. A więc jako polskiego rezydenta podatkowego i nakażą jej opodatkowanie podatkiem dochodowym w Polsce. 

Podobna sytuacja mogłaby mieć miejsce, jeśli zagraniczni członkowie zarządu co prawda są na miejscu tj. w zagranicznej siedzibie spółki, ale działają w oparciu o instrukcje i polecenia osób zlokalizowanych w Polsce.  

Przypadek 2 ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej – pominięcie zarządu spółki w negocjacjach

Podobna sytuacja ma miejsce, gdy biznes jest organizowany, a kontrakty z klientami negocjowane przez osoby nie będące członkami zarządu – np.: przez założycieli spółki zagranicznej, a zarząd spółki angażuje się jedynie na etapie podpisania wynegocjowanego już kontraktu. Jest to sytuacja niestety dość popularna i mocno nie rekomendowana, podobnie jak poniższa sytuacja z wykorzystaniem pełnomocnictwa. 

Przypadek 3 ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej – pełnomocnik a zarząd

Jeszcze inna sytuacja ma miejsce wówczas, jeśli zarząd zagranicznej spółki udziela pełnomocnictwa do realizacji zadań czy kontraktów polskiemu pełnomocnikowi, który wykonuje te czynności w Polsce. Wtedy również istnieje ryzyko uznania przez polskie urzędy skarbowe, że spółka posiada miejsce faktycznego zarządu w Polsce, więc tutaj powinna być opodatkowana.

Jak uniknąć ryzyka podwójnej rezydencji podatkowej?

Aby uniknąć ryzyka, że spółka zostanie uznana za rezydenta podatkowego w dwóch krajach, konieczne jest przede wszystkim niedopuszczenie do sytuacji, by zarząd odbywał się z innego miejsca niż siedziba spółki. Część zaleceń wydaje się oczywista i banalna, jak chociażby to, że spółka powinna posiadać fizycznie lokal – biuro, a nie tylko adres wirtualny.

Istotnym jest również by w tym lokalu odbywały się spotkania zarządu, w szczególności te, podczas których podejmowane są kluczowe decyzje. W siedzibie spółki powinien być również zatrudniony personel, należycie wynagradzany i umocowany do podejmowania bieżących decyzji dotyczących funkcjonowania spółki.

Nie bez znaczenia jest również skład osobowy organów decyzyjnych spółki. Jeżeli w zarządzie spółki zasiadają wyłącznie polscy rezydenci trudno oprzeć się wrażeniu, że decyzje są jednak podejmowane w Polsce, a nie w siedzibie zagranicznej spółki.

Wobec powyższego, szczególnie istotne jest nie tylko zarejestrowanie spółki za granicą, ale również ustalenie sposobu zarządzania tą spółką. Błędy w tym zakresie mogą bowiem prowadzić do poważnych konsekwencji, włącznie z koniecznością opodatkowania w Polsce wszystkich dochodów zagranicznej spółki.