Spółki w których zarząd składa się z obcokrajowców będą potrzebować pomocy adwokatów lub radców prawnych aby złożyć sprawozdanie finansowe w KRS.

Postępujący proces informatyzacji wkracza coraz mocniej do świata administracji publicznej. Systemy informatyczne coraz bardziej pośredniczą w kontaktach pomiędzy podatnikiem a urzędnikiem. Ostatnie lata przyniosły duże zmiany w tym zakresie – m.in. w dziedzinie sprawozdawczości finansowej. Jedną z przyczyn tych zmian jest łączenie KRS z europejskim systemem integracji rejestrów przedsiębiorców BRIS.

Opracowanie procedur i algorytmów dla skomplikowanych struktur funkcjonujących w skali całego kraju nie jest zadaniem łatwym – pojawiają się pewne niedopatrzenia i problemy. 15 marca 2018 roku obowiązek składania rocznego sprawozdania do KRS w formie papierowej zastąpiony został obowiązkiem złożenia sprawozdania w wersji elektronicznej. Celem, oprócz integracji KRS z międzynarodowym systemem BRIS miało być oczywiście usprawnienie procesu przekazywania dokumentów. Praktyka pokazała, że dla niektórych spółek zmiany oznaczały coś wprost przeciwnego.

Na czym polegał problem? Dokumenty należało przesłać za pomocą Repozytorium Dokumentów Finansowych, które było częścią infrastruktury informatycznej Ministerstwa Sprawiedliwości. Jedyną drogą do złożenia sprawozdania finansowego była droga elektroniczna. Do przesłania dokumentów konieczny był nr PESEL i tu pojawiał się problem – np. dla spółek, których zarządy składały się z cudzoziemców.  Wydaje się, że takie spółki umknęły z pola widzenia ustawodawcy w trakcie pracy nad zmianami w ustawie o KRS.

Wyjściem awaryjnym miało być złożenie dokumentów za pośrednictwem systemu S24, przy składaniu dokumentów pojawiał się komunikat: „System nie znalazł osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotów posiadających nr PESEL. Zgłoszenie nie będzie mogło być podpisane i wysłane. Dokumenty finansowe możesz złożyć do sądu jako załącznik do wniosku o wpis zmian w rejestrze. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24”.

Jednak sprawozdanie takie trafiało w tym przypadku nie bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych tylko do referendarza, co wiązało się często z problemami, w wielu przypadkach sądy oddalały takie wnioski (system S24 przeznaczony jest dla spółek założonych elektronicznie) – pojawiał się chaos.

Być może pośpiech ustawodawcy spowodowany chęcią poprawienia niedociągnięć spowodował, że zmiany w ustawie o KRS zostały wprowadzone poprzez ustawę o Krajowym Rejestrze Zadłużonych z 6 grudnia 2018 roku. Zmiany polegają na tym, że od 01.04.2019 r. wejdą w życie art. 19e ust 3 oraz 3a ustawy o KRS, zgodnie z którymi zgłoszenia będzie mógł dokonać: prokurent, radca prawny, adwokat oraz prawnik zagraniczny, których numery PESEL zostaną do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości za pomocą systemu teleinformatycznego, co przy dokonywaniu zgłoszenia pozwoli na weryfikację takich pełnomocników.

Rozwiązanie sytuacji wzbudza dwa znaki zapytania – po pierwsze, czemu wśród osób uprawnionych pominięto doradców podatkowych, merytorycznie bardzo dobrze przygotowanych do działań związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Może to wynikać z niedopatrzenia ustawodawcy albo ze zbyt małej aktywności ze strony samorządu.Druga – bardziej istotna wątpliwość to fakt, że z treści ustawy nie zniknęły zapisy o wymogu posiadania nr PESEL.W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec, który nie mieszka w Polsce na stałe wciąż będzie miał problem aby samemu złożyć sprawozdanie.