Zgodnie z obowiązująca ustawą o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki, która ma obowiązek jego sporządzenia, podlega zatwierdzeniu przez właściwy organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Oznacza to, że dla podmiotów, których rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym termin do zatwierdzenia sprawozdania upływa najpóźniej w dniu 30 czerwca.

Termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przewidziany ustawą o rachunkowości jest tożsamy z terminem uregulowanym postanowieniami kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) w odniesieniu do spółek kapitałowych. Zgodnie z art. 231§1 k.s.h. oraz art. 395§1 k.s.h. zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki akcyjne maja obowiązek odbyć odpowiednio zwyczajne zgromadzenie wspólników lub zwyczajne walne zgromadzenie, w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub odpowiednio zwyczajnego walnego zgromadzenia powinien obejmować m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Kolejnym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców jest złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z innymi wskazanymi dokumentami zarówno do urzędu skarbowego (US), jak i do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W odniesieniu do podatników podatku dochodowego od osób prawnych, termin złożenia sprawozdania finansowego wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania) oraz z odpisem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe (w przypadku spółek) do US wynosi 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Termin do złożenia wyżej wymienionych dokumentów do KRS wynosi, zgodnie z ustawą o rachunkowości, 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez właściwy organ.

Przedsiębiorcy, którzy nie dotrzymali powyższych terminów, są narażeni na wszczęcie wobec nich postępowania przymuszającego na podstawie przepisów ustawy o KRS, które może zakończyć się nałożeniem grzywny. Ponadto, zastosowanie może również znaleźć sankcja wskazana w art. 79 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym ten, kto m.in. wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym – „…podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności.”

Do niedawna nie było wyraźnie określonej sankcji w Kodeksie karnym skarbowym (k.k.s.), przy czym niektóre US traktowały sprawozdanie finansowe jak deklarację podatkową, nakładając karę grzywny na podstawie art. 54 k.k.s.

W dniu 1 stycznia 2015 roku weszła w życie nowelizacja k.k.s. oraz nowelizacja ustawy o KRS. Obecnie na mocy art. 80b k.k.s. niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego, opinii lub raportu, stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, tj. w bieżącym roku od 175 zł do 35.000 zł.

Na podstawie nowelizacji ustawy o KRS, która weszła w życie w dniu 1 stycznia 2015 roku, sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy m.in. mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe.Nowelizacja ustawy o KRS ma przede wszystkim na celu wykreślenie z KRS spółek, które nie wypełniają swoich obowiązków sprawozdawczych, ale również nie prowadzą jakiejkolwiek działalności. Przedsiębiorcy, którzy taką działalność prowadzą, ale nie składają w terminie sprawozdań finansowych, muszą jednak w dalszym ciągu pamiętać o możliwości nałożenia kary grzywny (kara ta może być ponawiana) przez sąd rejestrowy na podstawie ustawy o KRS. 
Spektrum możliwych konsekwencji naruszenia obowiązków związanych ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego i złożeniem go w KRS oraz US jest zatem szerokie. Wszczęcie postepowania karnego, karno-skarbowego lub przymuszającego może pociągnąć za sobą co najmniej dodatkowe koszty, nie wspominając o dalej idących sankcjach. Przedsiębiorcy powinni zatem podjąć wszelkie niezbędne czynności w zakresie wypełnienia obowiązków sprawozdawczych, aby nie narazić się na kary przewidziane w ustawie o rachunkowości oraz k.k.s., jak również uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z ustawy o KRS.