Od 1 stycznia 2021 roku zaczną obowiązywać nowe zasady prowadzenia rejestrów akcjonariuszy. Zmiany dotyczą niepublicznych spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych. Oznacza to, że do dnia 1 stycznia 2021 r. wszystkie spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne mają obowiązek wybrać podmiot, który będzie prowadził elektroniczny rejestr akcjonariuszy.

Dokumenty akcji będą musiały przybrać postać zapisów cyfrowych, które zastąpią dotychczasowe dokumenty papierowe. 

Zmiany te oznaczają koniec możliwości zachowania anonimowości wśród akcjonariuszy spółek niepublicznych. Ma to na celu ułatwienie identyfikacji właściciela akcji, zwiększenie bezpieczeństwa obrotu, a także przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy. W założeniu, nowelizacja usprawni i uprości zwoływanie walnych zgromadzeń, gdyż w rejestrze znajdą się wszystkie akcje spółki – zarówno imienne, jak i na okaziciela. 

W związku z dematerializacją dokumentów akcji, dane o akcjonariuszach – czyli ich nazwisko, imię bądź firma (nazwa), adres zamieszkania, adres e-mail – będą dostępne ale tylko dla pozostałych akcjonariuszy. Oznacza to, że każdy podmiot posiadający choćby jedną akcję spółki, jak również każdy podmiot zaangażowany kapitałowo w daną spółkę – będą mieć dostęp m.in. do adresów zamieszkania albo adresów do doręczeń wszystkich pozostałych akcjonariuszy oraz ich adresów poczty elektronicznej. 

Prowadzenie rejestru będzie powierzane wyspecjalizowanemu podmiotowi, posiadającemu licencję Komisji Nadzoru Finansowego (np. dom maklerski, bank, zagraniczna firma inwestycyjna). Ministerstwo Sprawiedliwości szacuje te koszty związane z prowadzeniem rejestru wyniosą około 4 -6 tysięcy złotych rocznie. W przeciwieństwie do regulacji dotyczących prostej spółki akcyjnej, która pojawi się w obrocie prawnym od 1 marca 2020 roku (więcej na temat prostej spółki akcyjnej przeczytasz tutaj), uprawnienie do prowadzenia rejestru nie zostało przyznane notariuszowi. 

Podsumowując, do dnia 1 stycznia 2021 r. wszystkie spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne mają obowiązek wybrać podmiot, który będzie prowadził elektroniczny rejestr akcjonariuszy. Wyboru dokonuje walne zgromadzenie akcjonariuszy w formie uchwały, zaś przy zawiązaniu spółki – wyboru dokonują założyciele. Następnym krokiem jest niezwłoczne zawarcie przez spółkę umowy o prowadzenie rejestru z wybranym podmiotem. Jeżeli spółki nie spełnią wymienionych powyżej wymogów, grozi im grzywna w wysokości nawet do 20.000 zł.